Sudah lebih dari 1 tahun ini banyak curhatan dari masyarakat Indonesia di Taiwan kepada Indosuara mengenai perpanjangan paspor yang diterima prosesnya lama, bahkan memakan waktu 2 hingga 5 bulan. Jika dibandingkan dengan pelayanan sebelumnya, untuk mendapatkan paspor baru hanya dibutuhkan hitungan minggu, tak sampai berbulan-bulan.
Indosuara pernah mewawancarai Kepala Bidang (Kabid) Imigrasi Soelistyo Probowatie pada tanggal 17 Agustus 2016 lalu. Soelis mengatakan hal tersebut dikarenakan adanya siklus 5 tahunan yang memang kerap terjadi di lembaga imigrasi. Siklus 5 tahunan ini menyebabkan proses pembaharuan paspor menjadi tidak bisa secepat seperti sebelumnya.
Baca berita sebelumnya di sini http://indosuara.com/is-news/berita-taiwan/kepala-bidang-imigrasi-kdei-taipei-proses-pembaharuan-paspor-lama-dikarenakan-siklus-lima-tahunan/. Namun, penjelasan tersebut dinilai kurang bisa menjawab keresahan masyarakat Indonesia mengenai alasan proses perpanjangan paspor yang lama hingga memakan waktu hampir 4 atau 5 bulan. Alasan siklus 5 tahunan pun belum bisa diterima masyarakat.
Rabu sore, tanggal 9 November 2016, Indosuara mendatangi KDEI dan menemui Herawan Sukoaji, Kepala Bidang Imigrasi yang baru untuk melakukan wawancara. Kami menanyakan soal kasus paspor yang belum selesai lama hingga memakan waktu 3 sampai 5 bulan.
Herawan Sukoaji atau yang akrab dipanggil Oji menegaskan bahwa pelayanan bidang imigrasi saat ini sedang mengalami kendala dikarenakan kurangnya jumlah SDM (Sumber Daya Manusia) atau saat ini KDEI bagian imigrasi hanya memiliki 6 orang local staff. Namun 6 staf tersebut tidak mungkin harus bekerja 7 hari tanpa istirahat. Petugas bidang imigrasi sudah menambah 6 staf dari luar. Tiga orang adalah mahasiswa bidang keimigrasian dari Indonesia yang sedang bersekolah di sini, dan 3 orang adalah mahasiswa part time di Taiwan. Para petugas ini pun bahkan sudah ada yang lembur hingga pukul 9 malam.
Oji mengusulkan jika ada yang punya kesempatan masa berlaku paspor masih 6 bulan lagi dan sedang berada di Indonesia, lebih baik melakukan perpanjangan di Indonesia saat pulang cuti.
“Penumpukan di sini mengakibatkan delay (penundaan), ada sebanyak 10,000 permohonan yang harus kami selesaikan.” Ujarnya.
Kendala Pertama, Siklus Tahunan. Apa Itu?
Oji pun memberikan beberapa alasan mengapa penyelesaian pembuatan paspor lama, hal tersebut dikarenakan siklus 5 tahunan. Oji sempat menjelaskan akibat kedatangan TKI setiap tahunnya yang berdampak pada siklus 5 tahun perubahan paspor. Ia pun menuturkan bahwa kemungkinan 5 tahun ke depan juga pastinya akan mengalami lonjakan seperti ini.
“Ibaratnya, misalkan selama tahun 2015 – 2016 ada 200,000 TKI yang datang ke Taiwan dan 3 tahun lagi pulang, tetapi ada lagi yang akan datang pada tahun tersebut menggantikan sejumlah 200,000 TKI lainnya. Jika mereka melakukan perpanjangan paspor pada tahun-tahun dimana TKI tersebut berada di Taiwan, berarti jumlahnya akan semakin bertambah.”
Indosuara pun menyampaikan pendapat bahwa jika siklus 5 tahunan ini benar-benar menjadi masalah ke depannya, mengapa isu tersebut sebelumnya tidak pernah muncul di tahun-tahun silam. Jika permasalahannya terletak pada jumlah kedatangan TKI setiap tahunnya, kemudian bertepatan dengan siklus perpanjangan paspor 5 tahunan yang bertepatan dengan jumlah kedatangan TKI, maka hal tersebut masih belum bisa dipahami.
Kendala Lain : Pergantian Provider
Kemudian Oji menjelaskan bahwa tak hanya permasalahan siklus 5 tahunan saja yang memperlambat kinerja percepatan diselesaikannya paspor baru, melainkan juga faktor lain yaitu kendala pergantian provider (layanan penyedia) pada sistim link (hubungan) dengan pemerintah pusat. Sebelum paspor dicetak, provider lama dan baru saling bertukar kunci untuk pemrosesannya, namun telah terjadi crash program atau bahasa sederhananya tidak berhasil.
Dikarenakan adanya hal tersebut, pimpinan sebelumnya sempat memberhentikan layanan permohonan sementara untuk menghindari membludaknya permintaan.
Permohonan paspor di sini pun sempat tersendat selama 3 hari. Setelah dibuka, terjadi pembludakan. Mungkin kapasitas petugas dan arus permohonan pembuatan paspor tidak seimbang atau jumlah pemohon sangat banyak dan jumlah petugas hanya sedikit. Jadi rasio menyelesaikan pekerjaan tidak seimbang. Hari demi hari semakin menumpuk.
Oji yang baru aktif bekerja sejak 4 November lalu menuturkan bahwa ia akan mengupayakan agar pelayanan tersebut menjadi lebih baik, tak menunggu terlalu lama hingga 4 bahkan 5 bulan.
Solusinya saat ini adalah membatasi permohonan dari agensi, hanya menerima 100 berkas saja dalam satu hari. Namun jika datang secara per orangan akan tetap dilayani dan diutamakan. “Jika rekan-rekan merasa memang ada hal yang mendesak ke luar negeri dan paspor tersebut harus dicetak segera dikarenakan alasan sakit atau ada kerabat yang meninggal, bisa menuliskan surat permohonan pribadi sehingga bisa diutamakan.” Ujarnya.
Apa Langkah Bidang Imigrasi Selanjutnya untuk Mengatasi Hal Ini?
Indosuara pun mempertanyakan jika memang siklus 5 tahunan tersebut memang ada, dan ke depannya kemungkin juga akan berdampak seperti ini setiap 5 tahun seharusnya ada langkah antisipasi yang harus dilakukan oleh KDEI untuk mencegah hal serupa terjadi.
Oji pun menjawab bahwa targetnya datang ke sini sebagai Kepala Bidang Imigrasi yang baru bisa melayani WNI di Taiwan dengan cepat dan pasti. Namun kondisinya saat ia datang ke Taiwan sudah seperti ini. Ia pun merancangkan agar kondisi tersebut normal kembali dengan mengharapkan pengertian rekan-rekan WNI di Taiwan untuk meminta waktu agar bisa menyelesaikan permohonan yang telah lalu segera atau membereskan PR sebelumnya dengan segera.
“Kami pun juga meminta pimpinan agar mengizinkan rekan-rekan petugas yang membantu perpanjangan paspor ini bisa diberikan lebih banyak waktu lagi dalam menangani tugas tersebut seperti lembur.” Ujarnya.
Ia pun menambahkan bahwa divisinya membutuhkan waktu lebih dari 1 bulan untuk menyelesaikan yang masih terbengkalai, supaya 3 bulan ke depan bisa memperbaiki permohonan selanjutnya.
“Saya tidak mau melihat seperti apa yang pernah dikerjakan oleh pejabat yang terdahulu. Bagi saya, untuk saat ini saya akan mencoba memetakan kekuatan SDM yang ada, sampai dimana mereka punya kekuatan yang bisa dikerahkan. Misalkan jika seorang petugas yang hanya memiliki kekuatan sebatas itu, maka akan saya ubah atau ganti posisinya untuk bekerja di tugas yang lain, dimana kekuatan mereka bisa dikerahkan optimal. Jadi dalam 3 hari ini saya sedang memetakan kekuatan mereka, sehingga membuatnya lebih efektif dalam bekerja. Faktanya saat ini ada 10 ribu bekas yang belum selesai, dan kami hanya mempunyai 20 hari kerja dalam 1 bulan, dan 1 hari ada sebanyak 200 berkas yang dikerjakan hanya oleh 12 staf,” ujar Herawan Sukoaji Kepala Bidang Imigrasi yang baru menutup wawancara bersama Indosuara.